Sieht eine Einrichtung nur eine Ombudsperson vor, nimmt die bzw. der Vertretende im Falle der Befangenheit oder Verhinderung deren Aufgaben in vollem Umfang wahr.

Liegt kein Fall der Befangenheit vor, ist ein gegenseitiger vertraulicher Austausch zwischen der Ombudsperson und ihrer Vertretung über die Ombudstätigkeit jederzeit möglich.

Ist mehr als eine Ombudsperson an einer Einrichtung tätig, können diese Personen sich gegenseitig vertreten.

Zur Vermeidung von Interessenkollisionen darf die Aufgabe der Ombudsperson nicht von Prorektor*innen, Dekan*innen oder sonstigen Personen mit Leitungsfunktion in der jeweiligen Einrichtung wahrgenommen werden. Dadurch wird insbesondere die Hemmschwelle der ratsuchenden Personen, sich an eine Ombudsperson zu wenden, herabgesetzt.