Um die Rollenklarheit zu jedem Zeitpunkt des Forschungsvorhabens zu gewährleisten, ist es hilfreich, die Rollen und Verantwortlichkeiten schriftlich in einer Vereinbarung zu fixieren.

Diese Vereinbarung sollte so präzise wie möglich ausgestaltet und von den jeweiligen Personen unterschrieben werden, die anschließend eine Kopie der unterschriebenen Vereinbarung erhalten. Es empfiehlt sich, Veränderungen der tatsächlichen Gegebenheiten so zeitnah wie möglich aufzunehmen.

Darüber hinaus sollte diese Vereinbarung in regelmäßigen Abständen von allen beteiligten Personen auf Aktualität geprüft und gegebenenfalls geändert werden. Auch diese Veränderungen sollten von den in der Liste aufgenommenen Personen mit aktuellem Datum versehen und unterschrieben werden.