Leitlinie 6(interner Link) beschreibt Rolle und Aufgaben von Ombudspersonen sowie die Verantwortung ihrer Einrichtungen bei Bekanntmachung und Unterstützung. Unter anderem ist vorgesehen, dass Ombudspersonen von ihren Einrichtungen die inhaltliche Unterstützung erhalten, die zur angemessenen Wahrnehmung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Dazu gehört auch die Bereitstellung von Informationen, die für die Ausübung der Ombudstätigkeit zentral sind. Angesichts des regelmäßigen Wechsels von Ombudspersonen empfiehlt es sich gerade in Fällen, in denen eine persönliche Einarbeitung bei Amtsübergabe nicht möglich ist, diese Informationen in Form einer Handreichung zu bündeln und neuen Ombudspersonen zur Verfügung zu stellen. Handreichungen sichern Wissen über Amtszeiten hinweg, fördern den Austausch bewährter Verfahrensweisen und dienen neuen wie erfahrenen Ombudspersonen als praktische Nachschlagewerke.

Funktion von Handreichungen

Über die reine mündliche Wissensweitergabe hinaus ermöglichen Handreichungen den Transfer von standardisiertem Wissen. Werden sie als „lebenden Dokumente“ verstanden, die fortlaufend um neue Entwicklungen im Bereich der guten wissenschaftlichen Praxis (gwP) und Ombudsarbeit ergänzt werden, können sie darüber hinaus zur Reflexion und Dokumentation der eigenen Wirksamkeit anregen und so als institutionelles Gedächtnis der Ombudstätigkeit fungieren. Damit tragen Handreichungen zur Professionalisierung und Verstetigung der Ombudsarbeit innerhalb von wissenschaftlichen Einrichtungen bei.

Zentrale Inhalte von Handreichungen

Der konkrete Inhalt einer Handreichung kann je nach institutionellem Kontext variieren und insbesondere die folgenden Kernbereiche umfassen:

• Erstens kann sie das Rollenverständnis von Ombudspersonen klären. Dazu gehört eine Beschreibung zentraler Aufgaben – etwa in der Beratung, Vermittlung oder Vorprüfung – sowie eine klare Abgrenzung gegenüber anderen Anlaufstellen, beispielsweise der Gleichstellungs- und Antidiskriminierungsberatung. Auch die rechtlichen Grundlagen und Grundsätze der neutralen, vertraulichen und unabhängigen Ombudsarbeit können aufgeführt werden. Grundlage hierfür bilden insbesondere der DFG-Kodex sowie die jeweiligen Satzungen zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis.
• Zweitens können Handreichungen relevante Kompetenzen und fachliche Expertise vermitteln. Kurze Einführungen in Techniken der Beratung und des Konfliktmanagements sowie in wichtige Themenkomplexe der gwP, beispielsweise Fragen zur Autorschaft oder Datennutzungskonflikte, unterstützen Ombudspersonen bei ihrer praktischen Tätigkeit. Auch detailliertere Empfehlungen zu konkreten Fragen können hilfreich sein, beispielsweise: Wie können sich Ombudspersonen untereinander über einen Fall austauschen, ohne die Vertraulichkeit zu verletzen? Wie bauen Einrichtungen unabhängige Meldestrukturen auf? Dokumentieren Ombudspersonen ihre Fälle?
• Drittens können Handreichungen Möglichkeiten zur Vernetzung und Kooperation aufzeigen. Dies betrifft sowohl interne Anlaufstellen mit Schnittstellen zur gwP, etwa Ethikkommissionen, Forschungsdatenmanagementservices, psychologische Beratung oder Datenschutz- und IT-Beauftragte, als auch überinstitutionelle Strukturen. Dazu zählen beispielsweise das Ombudsgremium für die wissenschaftliche Integrität in Deutschland (OWID) oder das European Network of Research Integrity Offices (ENRIO). Eine Übersicht solcher Netzwerke erleichtert Ombudspersonen die Orientierung und stärkt den Austausch in nationalem und internationalem Kontext. Zudem gibt es hilfreiche Materialien, die hier aufgeführt werden können, etwa die Website „Orientierung zur transnationalen Fallbearbeitung“(externer Link), die Unterstützung bei der Ombudsarbeit im internationalen Kontext leisten soll.

Beispiele für Handreichungen

Bereits bestehende Beispiele zeigen, wie solche Handreichungen gestaltet werden können. Das Netzwerk der Ombudsstellen in der Wissenschaft hat eine „Handreichung für Ombudspersonen an hochschulischen und außerhochschulischen Forschungseinrichtungen“(externer Link), entwickelt, die auch als Mustervorlage zur institutionellen Anpassung(externer Link) verfügbar ist. Ein weiteres Beispiel ist die speziell auf den Berliner Forschungsraum ausgerichtete „OBUA-Toolbox für Ombudspersonen an Berliner Forschungseinrichtungen“ des Projekts OBUA – Ombudswesen@BUA(externer Link). Sie beinhaltet einen offenen Teil zur Dokumentation und Weitergabe von eigenen Erfahrungen. Beide Handreichungen sind in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Die Einführung solcher Handreichungen trägt wesentlich dazu bei, Ombudspersonen in ihrer anspruchsvollen Aufgabe zu unterstützen und institutionelle Verantwortung im Sinne der gwP wahrzunehmen. Wenn sie zudem im Sinne eines lebenden Dokuments anpassbar gestaltet sind, können Ombudspersonen sie um abstrakte Fallbeispiele und bewährte Vorgehensweisen erweitern und so ihre Erfahrungen an Nachfolger*innen innerhalb der Einrichtung weitergeben.